Aujourd'hui : dimanche 5 septembre
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DOSSIER GESTION ERP
La mise en oeuvre d’un progiciel de gestion intégré (ERP), n’est pas sans conséquences sur l’organisation informatique et humaine de l’entreprise. Le marché reste soumis à de fortes restructurations et les offres en la matière ne cessent d’évoluer, tant sur le plan fonctionnel que technologique. Le choix d’une solution doit donc être le fruit d’une démarche mûrement réfléchie. Le succès du déploiement de l’ERP repose ensuite sur l’adhésion des différents utilisateurs et leur capacité à s’approprier la solution.
| La définition de l’acronyme ERP (Enterprise Ressource Planning) ou, en français, PGI (Progiciel de Gestion Intégré) ne fait toujours pas l’unanimité. La plupart du temps, ces solutions se définissent en fonction du périmètre fonctionnel qu’elles couvrent : comptabilité, paie, achat, ventes,production, stock ou encore logistique, ce qui représente potentiellement tous les domaines de gestion de l’entreprise. Au-delà des fonctionnalités de gestion couvertes par ces progiciels, leur intérêt réside plus généralement dans leur principe de fonctionnement, qui consiste à construire des applications informatiques de gestion de manière modulaire tout en partageant une base de données unique et commune. L’ERP contribue donc à la standardisation et au partage des informations, éliminant ainsi les doubles saisies et évitant, du moins en théorie, l'ambiguïté des données multiples de même nature. Néanmoins, l’unicité de la base de données ne suffit pas à garantir une intégration complète. Des fonctions de création, de modification, de suppression ou encore d’audit doivent permettre de mémoriser l’évolution de ces données, contribuant ainsi à leur maintenance. |
Un marché en forte restructuration
Sur ce marché toujours promis à un bel avenir, les éditeurs multiplient les initiatives pour préserver ou développer leur positionnement. Le marché est d’ailleurs soumis à une constante restructuration conduisant à sa consolidation
actuelle. Les fusions et acquisitions, amicales ou hostiles, ont ainsi marqué l’évolution du paysage de l’informatique de gestion, notamment depuis le début des années 2000. Fait marquant illustrant cette tendance, l’OPA d’Oracle sur People Soft (lui-même acquéreur de JD Edwards quelques mois seulement auparavant), fin 2004, conduisant l’éditeur américain à la deuxième place du marché, derrière le leader SAP. Parallèlement, Microsoft confirme son ambition sur ce marché en rachetant successivement Great Plains puis Navision et en regroupant ses progiciels notamment sous la marque Dynamics. Infor de son côté, véritable conglomérat d’éditeurs rachetés les uns après les autres (SSA Global, Geac, Baan,E.Piphany, Comshare, Mapics, Datastream) ou encore Lawson Software en acquérant Intentia en 2005, renforcent également, par le jeu des acquisitions, leurs parts de marché ERP. La France n’échappe pas à cette tendance.Pour preuves, alors que CCMX entre dans le giron de Cegid, Sage s’est, en 2005, offert Adonix, complétant ainsi son offre en progiciels de gestion avec Adonix X3, désormais renommé Sage X3. La consolidation du marché des ERP répond à la volonté des éditeurs d’élargir le champ fonctionnel de leurs solutions, mais également de s’ouvrir à de nouveaux marchés, tels que le segment du mid market ou pour certains, des métiers ou des secteurs d’activités particuliers.
Une offre qui se verticalise
Si l’ERP offre à l’entreprise la possibilité de gérer de nombreux processus tels que le traitement de la commande client, la planification de la production ou encore le réapprovisionnement, ces processus varient selon le métier de l’entreprise. Le traitement de la commande d’un produit de grande consommation diffère de celui d’une prestation intellectuelle, aussi bien en terme de données à gérer que de processus. Afin de répondre à cette problématique «métier», la plupart des ERP du marché offrent des potentialités de paramétrage. Ainsi, plus un ERP est spécialisé sur un métier, plus son paramétrage est facilité et plus vite l’outil sera opérationnel.Certains secteurs d’activités, soumis à des contraintes strictes de traçabilité, de respect des réglementations ou autres normes, ou encore à des problématiques métiers très spécifiques sont ainsi davantage concernés que d’autres. C’est notamment le cas des métiers liés à l’agro-alimentaire frais, à la construction automobile ou encore à la chimie, à la santé et à la pharmacologie. “Au-delà de ces contraintes, ce sont les potentialités fonctionnelles de ces applicatifs de gestion qui séduisent les entreprises», explique Benoît de la Tour,Vice Président Europe du Sud d’Infor. L’industrialisation de ces solutions contribue par ailleurs à en diminuer le délai de déploiement et le coût de possession mais également à en faciliter la mise en oeuvre ».Conscients des attentes des entreprises et en particulier des PME en la matière, la plupart des éditeurs d’ERP travaillent au développement de solutions métiers. La verticalisation d’un ERP permet certes de pénétrer plus facilement un marché mais aussi de développer une expertise métier et un savoir-faire de plus en plus plébiscités par les entreprises. “La tendance est donc à la standardisation des progiciels de gestion intégrée métiers”, indique
Jean Jacques Triboulet, Directeur Marketing France d’Oracle. Ainsi, certains éditeurs, à l’instar de Sage, Cegid, Infor ou encore Oracle, optent notamment pour l’acquisition de sociétés spécialisées dans le développement de solutions verticales, la mise en place d’équipes commerciales et techniques dédiées par secteur d’activité. Ces mêmes éditeurs mais également d’autres,investissent en interne pour se positionner sur des marchés verticaux. Une stratégie notamment adoptée par IFS sur le marché de l’industrie, de la logistique ou de la construction, Generix pour les entreprises de la distribution, Qualiac sur les secteurs liés à la chimie, à la pharmacologie, à la cosmétologie ou l’agro-alimentaire ou encore Actium Développement qui propose
L’open source trouve sa voie
Longtemps resté en retrait, les ERP en open source tendent à trouver de nouveaux adeptes. Basés sur le principe de l’Open Source, ces solutions sont donc diffusées gratuitement, en échange de quoi, les utilisateurs, regroupés en communautés, s’engagent à fournir les améliorations portées sur le produit. Bien que différenciés selon le secteur et le métier, les ERP restent des progiciels standardisés et au-delà de leur paramétrage, leur intégration nécessite une réflexion en profondeur dans l’entreprise. Ainsi, quelques solutions de gestion en open source connaissent d’ores et déjà un certain succès, à l’instar de ComPiere, ERP 5, TinyERP, ofBiz ou encore Value.
Les étapes de mise en oeuvre du projet
“En amont, définir les besoins,choisir ses partenaires”
Plusieurs raisons peuvent inciter une entreprise à s’équiper d’un ERP ou à renouveler une solution devenue obsolète. “Quelles que soient ces raisons, il convient au préalable de les formaliser puis de définir précisément sa problématique métier, en intégrant une vision à moyen terme, souligne Gregory Desmot, Directeur Marketing Produits et Services Sage PME. La rédaction du cahier des charges est ensuite une étape essentielle durant laquelle l’entreprise définit précisément le périmètre fonctionnel et technologique que l’ERP doit couvrir. Ce cahier des charges décrit notamment toutes les spécificités métiers et organisationnelles de l’entreprise, telles que les processus clés, les particularités du secteur d’activité sur lequel elle opère, l’emplacement de ses sites et filiales ou encore son architecture informatique. “La dimension technologique du projet ne doit surtout pas être négligée, explique Vincent Godard, directeur des Ventes et du marketing chez Qualiac. Il est à ce sujet essentiel de faire un point sur l’équipement informatique de la société mais également sur ses contraintes techniques, liées notamment à la dispersion géographique de ses sites, à la volumétrie et la typologie des données à gérer ou encore à ses besoins en matière de technologies de communication ou d’Internet”. C’est également dans ce cahier des charges que seront posés les
objectifs, notamment en terme de délais de déploiement et de coût. Sur la base de ces différents éléments, l’entreprise peut déjà établir une première liste d’éditeurs susceptibles de répondre à l’ensemble des critères fonctionnels et technologiques prédéfinis. “Une étape dans laquelle elle peut se faire accompagner par des consultants experts de ce marché tels que ceux du CXP ou de cabinets de conseils indépendants”, ajoute Vincent Godard. Un premier appel
d’offres est alors lancé, en réponse duquel les éditeurs sont invités à faire la preuve de l’adéquation de leur solution, de leur méthodologie et de leur tarif (licences et maintenances) avec les besoins exprimés par l’entreprise dans son cahier des charges. A l’issue de cette consultation, la liste des éditeurs initialement retenus sera réduite à une poignée d’acteurs. “Une mise en situation permet alors de comprendre le fonctionnement du progiciel et de valider la capacité de l’éditeur à comprendre les besoins de l’entreprise”, explique Jean Marie Vigouroux, PDG de Sylob. Durant cette étape, il est également fortement recommandé de s’assurer de la pérennité de l’éditeur et de son offre et de s’informer sur son parc client, voire de consulter quelques-unes de ses entreprises déjà clientes. Enfin, il convient de vérifier que le déploiement de la solution se fera dans de bonnes conditions. A cette étape du projet et selon les stratégies des éditeurs, interviennent alors les partenaires intégrateurs. Le choix de ce dernier, repose notamment sur son expertise métier et sa proximité géographique. Souvent, il sera également retenu en fonction de sa connaissance des progiciels de gestion en lice. Sur la base de tous ces éléments, le choix du progiciel et de son éditeur peut alors se faire.
“Le déploiement du progiciel doit suivre une méthodologie précise »
La mise en oeuvre du projet peut être réalisée en interne.Elle nécessitera alors un transfert de compétences voire quelques paramétrages spécifiques, généralement opérés par l’éditeur lui-même. Les entreprises ne disposant pas des compétences internes pour la réalisation de leur projet ERP, ce qui est souvent le cas des PME, s’appuieront plutôt sur leur éditeur ou leur partenaire intégrateur. “Une démarche qui implique néanmoins de désigner un chef de projet en interne et de s’assurer de la disponibilité et de la motivation des utilisateurs clés, souligne Pierre Cochat, Directeur Général de KNK. Un plan de formation doit d’ailleurs être établi très en amont du projet pour ces utilisateurs pilotes”. La planification des étapes de mise en oeuvre est également essentielle pour disposer d’une visibilité entière sur son état d’avancement. S’ensuit une analyse détaillée des processus nécessaires à l’adaptation du progiciel aux méthodes de travail de l’entreprise. En effet, un progiciel ne répond que rarement à l’ensemble des besoins de l’entreprise, notamment en matière de spécificités métiers, sans passer par des réaménagements particuliers. Inutile cependant de multiplier ces adaptations et autres paramétrages spécifiques, sous peine de rendre le système d’information difficile à maintenir. “Trouver le juste équilibre passe donc par une analyse des procédures et de ’organisation
internes, insiste Gregory Desmot, de Sage.Afin de ne pas “subir” la solution une fois qu’elle est installée, il est par ailleurs essentiel de valider l’avancée de son développement avec l’intégrateur ou l’éditeur, en réalisant des tests réguliers par domaine”.
“Ne pas négliger l’après-vente”
Une fois le progiciel installé, la prise en main et la formation des collaborateurs reste une condition essentielle au succès du projet. “Souvent perçue comme un facteur de coût, la formation des utilisateurs reste néanmoins primordiale
pour une compréhension et une utilisation optimisée du progiciel, explique Pierre Cochat de KNK. Une telle stratégie de conduite du changement contribue en effet à l’appropriation de l’ERP par ses utilisateurs ».Cette démarche implique également de mettre l’accent sur les bénéfices utilisateurs de la solution. Enfin, pour que ce système d’information reste cohérent et en adéquation avec les besoins de l’entreprise, sa mise à jour doit être régulière et s’inscrire dans le cadre des évolutions internes de l’entreprise mais également externes telles que celles liées à la réglementation.Les différentes étapes liées au déploiement d’un ERP au sein d’une entreprise paraissent parfois longues, fastidieuses et contraignantes. Mais, au regard des bénéfices induits par ces progiciels, notamment en terme d’amélioration et d’optimisation de la productivité et de la réactivité,le jeu en vaut, la plupart du temps, la chandelle.
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PROGICIELS DE GESTION EN OPEN SOURCE |
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LE CHOIX DE L’INTÉGRATEUR |
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LE CHOIX DE L’ÉDITEUR |
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Les atouts |
-Son ou ses positionnements géographiques correspondent-ils à ceux de l’entreprise ? |
-S’assurer de la pérennité de l’éditeur
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